Os emails de acompanhamento são necessários

Aprendi que, se não der seguimento ao seu email de abertura, pode atingir uma taxa de resposta de 9%, em média. No entanto, se adicionar pelo menos uma mensagem de seguimento à sua sequência de email, a sua taxa de resposta média ronda os 13%.

Quando se trata dos utilizadores mais experientes, as percentagens são mais elevadas. Neste caso, os utilizadores que enviam apenas um email sem seguimento obtêm uma taxa de resposta média de 16%. Em comparação, os utilizadores que enviam pelo menos 1 seguimento numa campanha atingem 27%.

Mesmo sem analisar o conteúdo e o cronograma dos emails de acompanhamento, isso dá-lhe provas sólidas da importância desses emails na sua estratégia de divulgação.

Saiba mais: Por que você deve sempre fazer o acompanhamento?

Quantos e-mails de acompanhamento após nenhuma resposta ao seu e-mail inicial?

O número ideal é de 2-3 e-mails de acompanhamento

Pelo que percebi, o envio de 2-3 emails de acompanhamento é o melhor. Os melhores desempenhos geralmente enviam exatamente isso, e se você comparar com a postagem do blog do ano passado: O que aprendemos ao enviar mais de 20 milhões de emails, parece que nada mudou.

O primeiro email de acompanhamento é naturalmente o mais eficaz. Ele traz a maior taxa de resposta – até mesmo cerca de 40% maior em comparação com o email inicial. Definitivamente, vale a pena o esforço.

Por exemplo, se os seus emails iniciais tiverem uma taxa de resposta média de 6%, um único acompanhamento pode aumentar a taxa de resposta média total para 8,5%. Muito bom.

Agora, vejamos o que acontece quando comparamos a taxa de resposta de toda a campanha com duas taxas de resposta separadas: a do primeiro acompanhamento e a do email frio de abertura. A minha pesquisa mostra que uma campanha com apenas um acompanhamento converte cerca de 22% mais clientes potenciais do que uma sem nenhum.

O envio de mais e-mails não aumentaria as hipóteses de obter uma resposta?

Eu gostaria de acreditar que quanto mais emails de acompanhamento numa sequência, melhor. Teoricamente, cada email de acompanhamento aumenta a taxa de resposta total de toda a campanha. Portanto, a atitude mais inteligente seria enviar o maior número possível de emails de acompanhamento, não é?

Bem, os dados mostram que inundar as caixas de entrada dos seus potenciais clientes com mensagens não é a resposta. O quinto, sexto ou sétimo email de seguimento apenas lhe traz uma fração da percentagem total, pelo que as pessoas que optam pela quantidade não parecem ter uma melhor taxa de resposta.

Há também outra coisa em que tem de pensar. Cada seguimento que adiciona consome o seu tempo. É preciso escrevê-lo, personalizá-lo e incluí-lo na agenda. Assim, a questão é… Deve perder o seu tempo a colocar mais do que o necessário?

O meu conselho é que o suficiente é tão bom como um banquete. Não enterre os potenciais clientes debaixo dos seus emails. Pode facilmente exagerar e ser rotulado como spammer por um dos destinatários irritados. Não é bom que isso aconteça. Quando se perde a reputação de remetente, é difícil recuperá-la.

Como verificar & melhorar a reputação do seu domínio e IP do servidor de email >>

A frequência é mais importante do que se pensa

Descobri que a frequência dos seus acompanhamentos é mais importante do que a sua quantidade.

Embora seja praticamente uma questão de tentativa e erro, há uma regra de ouro que se destaca claramente: enviar um seguimento demasiado cedo fará com que pareça insistente e intrusivo. Dê aos seus clientes em potencial pelo menos 2 a 3 dias para pensar e responder a você.

Leia mais sobre como encontrar a frequência ideal de acompanhamento >>

O Pica-pau permite enviar até 11 acompanhamentos dentro de uma campanha, mas cabe a você decidir quantos deseja agendar. Experimente, analise, melhore, repita.

O horário de envio tem impacto na taxa de abertura e resposta de um e-mail de acompanhamento?

Não, não tem. Pelo menos, não tem um impacto significativo. É verdade que há um ligeiro aumento na taxa média de abertura e resposta dos acompanhamentos enviados às segundas, sextas e sábados, mas, em nossa opinião, não é significativo o suficiente para criar uma regra.

O melhor momento de envio é especificado pelo seu grupo-alvo e recomendamos que o descubra por si próprio. Pode fazer alguma pesquisa para descobrir o horário de trabalho dos seus potenciais clientes ou testar alguns períodos diferentes para descobrir que dias e horas trazem os melhores resultados.

Se notar que obtém a maioria das respostas ao domingo à noite, apesar de enviar os seus emails frios à sexta-feira de manhã, considere alterar a hora de envio. Neste caso, o domingo à noite é claramente o dia em que a maioria dos seus potenciais clientes percorre a caixa de correio.

Veja algumas dicas sobre como calcular o melhor horário de envio para os seus potenciais clientes >>

O que fazer com estas dicas de acompanhamento?

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Analise a sua última campanha de email. Concentre-se nos acompanhamentos. Quantos emails de acompanhamento teve na sua sequência? Qual era a sua frequência? Que janelas de tempo foram definidas? Há tempo suficiente para o Pica-pau enviar todos os emails? Pode melhorar o seu conteúdo?

Tente trabalhar nos seus e-mails de acompanhamento. Se você quiser saber mais sobre acompanhamentos, leia o guia completo que escrevemos:

Como enviar um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta>>

Ultimamente, estamos recebendo muitas perguntas dos usuários do Woodpecker sobre o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados). Este parece ser um tópico que ainda precisa de alguma clarificação. Por isso, elaborámos uma FAQ sobre o RGPD – uma lista de perguntas frequentes sobre o regulamento, juntamente com as nossas respostas. Esperamos que encontre aqui algumas pistas úteis e dicas práticas sobre o processamento de dados e a gestão das suas campanhas de email de acordo com os princípios do RGPD.

Se você não tem certeza do que realmente é o RGPD, acesse este post primeiro:

RGPD – Guia Prático do Regulamento Geral de Proteção de Dados para Remetentes de Email >>

Disclaimer: Você deve tratar esta postagem como um guia que o ajudará a entender o RGPD. Por favor, não o trate como aconselhamento jurídico. Se você está procurando aconselhamento jurídico, entre em contato com um advogado depois de ler este post e peça conselhos e respostas a perguntas específicas sobre o seu caso.

Perguntas frequentes sobre o RGPD

Baixar lista de verificação de conformidade com o RGPD >>

Q1: Estou sediado nos EUA, tenho que estar em conformidade com o RGPD?

Depende. O RGPD foi projetado para proteger os cidadãos da UE, portanto, não é realmente uma questão de localização da sua empresa. O que está em causa são os dados pessoais que processa. Se a sua empresa está sediada nos EUA, mas alguns dos seus clientes, parceiros, subscritores, prospects são cidadãos da UE, deve processar os seus dados de uma forma que esteja em conformidade com o RGPD. É essa a sua obrigação enquanto administrador de dados.

Se tem uma empresa que oferece um software e esse software permite que outros administradores de dados processem dados, penso que seria razoável assumir que pelo menos uma parte desses dados pertencerá a cidadãos da UE. O RGPD define algumas obrigações não só para os administradores de dados, mas também para os processadores de dados.

Em suma, se houver uma hipótese de a sua empresa sediada nos EUA ser um administrador ou um processador de dados pessoais de cidadãos da UE, deve estar em conformidade com o RGPD.

Q2: Estou a enviar várias campanhas de correio eletrónico por ano. Devo deixar de o fazer quando o RGPD se tornar juridicamente vinculativo?

Não. Em primeiro lugar, o RGPD não foi projetado para matar o email marketing ou cold emails. Nem sequer é um regulamento sobre emails, ou marketing, ou business. Trata-se de proteger os dados pessoais.

No entanto, é preciso ter em conta que, ao enviar as suas campanhas de correio eletrónico, ao fazer marketing, ao gerir uma empresa, é provável que trate dados pessoais. Se, em qualquer altura, processar dados pessoais de cidadãos da UE, esse processamento deve estar em conformidade com o RGPD, ou seja, seguir determinados princípios. Leia mais sobre os princípios do RGPD aqui.

Por isso, não, não tem de parar as suas campanhas de marketing por email, ou as suas campanhas de email quando o RGPD se tornar obrigatório. Deve certificar-se de que os dados utilizados nessas campanhas estão a ser processados de acordo com as regras do RGPD.

Q3: Posso enviar e-mails frios para pessoas sob o RGPD? 

Sim, você pode enviar emails frios para pessoas em empresas sob o RGPD. Estes têm de ser B2B emails que cumpram determinados requisitos.

Em primeiro lugar, não é possível enviá-los para qualquer pessoa. Tem de direcionar os seus prospects com muito cuidado. É necessário ter uma forte razão para afirmar que a empresa para a qual a pessoa trabalha pode beneficiar do que a sua empresa oferece no email. Além disso, a sua atividade de negócio deve estar logicamente ligada à atividade de business da atividade do seu prospect. Esta será uma base legal para enviar a alguém um email sem o seu consentimento prévio para processar os seus dados.

Em terceiro lugar, não deve processar os dados pessoais dos seus endereços de correio eletrónico frios durante mais tempo do que o necessário. O RGPD não especifica qualquer período de tempo específico. Aconselhamos que retire das suas listas os dados dos prospects que não responderam no prazo de 30 dias a contar do envio da sua primeira mensagem. É assim que se cumpre o princípio da limitação de armazenamento de dados ao enviar frios emails.

Na prática, isso significa o fim da abordagem “pulverizar e rezar”.

Q4: O e-mail de acompanhamento é uma violação do RGPD?

O envio de acompanhamentos não viola o RGPD, desde que cumpra os três requisitos descritos na resposta acima.

O processamento de dados no caso de envio de um acompanhamento não é muito diferente do processamento dos mesmos dados para enviar a primeira mensagem. A única coisa que muda é o tempo de que dispõe para enviar acompanhamentos a potenciais clientes que não respondem na UE. Mais uma vez, o RGPD não define um período de tempo para isso, mas aconselhamos a remover das suas listas os dados dos clientes potenciais que não responderam no prazo de 30 dias a partir do primeiro email que lhes enviou.

Q5: Preciso sempre de obter o consentimento antes de enviar um e-mail a alguém?

Pode enviar B2B frios emails sem o consentimento prévio dos seus destinatários para processar os seus dados pessoais apenas se o emails cumprir os três requisitos descritos em pormenor na resposta à Q3 acima:

• uma base legal para o processamento de dados
• cumprimento do dever de informação
• o cumprimento da limitação de armazenamento de dados

Q6: E a minha lista atual de subscritores de correio eletrónico? Devo recordar-lhes porque estão na minha lista e pedir-lhes novamente autorização para continuar a enviar-lhes as mensagens de correio eletrónico?

Se lhes pediu autorização logo no início e eles lhe deram o seu consentimento para processar os seus dados para fins específicos, não precisa de lhes pedir autorização novamente.

No entanto, se a finalidade do tratamento dos dados tiver mudado ou se planear mudá-la em breve, deve informá-lo da mudança e dar-lhe uma forma fácil de decidir se concorda com a nova finalidade do tratamento dos seus dados.

Ou, no momento em que se inscreveram na sua newsletter, foram informados de que os seus dados seriam processados durante um determinado período de tempo, e esse período já terminou – nesse caso, deve também perguntar-lhes se concordam com o processamento de dados para fins específicos.

Q7: Todos os e-mails enviados (ou e-mails em geral) devem ter um link de cancelamento de inscrição incluído como obrigatório sob o RGPD agora?

A regra de cancelamento de inscrição do RGPD afirma que todos os emails: mensagens de saída e email mensagens de marketing devem especificar claramente a maneira pela qual o destinatário pode remover seus dados da sua lista ou alterá-los. O RGPD não especifica a forma, por isso não diz “deve utilizar a hiperligação ‘anular a subscrição'”. Diz apenas que deve ser uma forma fácil e compreensível para cada pessoa. A hiperligação “anular a subscrição” é uma prática comum nas mensagens de marketing por correio eletrónico. Não é necessário nem muito popular em emails frios. Existem outras formas de conceder uma forma de exclusão aos seus destinatários de email frios. Você pode ler mais sobre eles aqui:

Devo dar ao meu destinatário de Cold Email uma forma de optar por sair? (Atualizado) >>

Q8: E se eu terceirizar a construção de listas. Não tenho nada a ver com a recolha de dados pessoais. Isso significa que eu tenho que me preocupar com o RGPD?

Sim, se for utilizar os dados pessoais que outra empresa recolheu para si e se os proprietários dos dados forem cidadãos da UE. Lembre-se de que o RGPD não se refere apenas à recolha de dados ou ao armazenamento de dados. Trata-se do tratamento de dados em geral. De acordo com o regulamento:

‘tratamento’, uma operação ou um conjunto de operações efectuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição”

Assim, se a dada altura obtiver os dados para os utilizar, por exemplo, enviar mensagens de correio eletrónico, também os processará. Lembre-se de que, se decidir sobre a finalidade da recolha e utilização dos dados, é o administrador dos dados. E como administrador dos dados, deve preocupar-se definitivamente com o RGPD. Deve também certificar-se de que a empresa a quem subcontrata a criação de listas recolhe os dados de forma legal, justa e transparente. Em outras palavras, você deve saber exatamente como eles obtêm os dados e ser capaz de explicar aos proprietários dos dados, como e por que você obteve seus dados.

Q9: O que significa “privacidade desde a conceção”?

Privacidade desde a conceção significa desenvolver cada parte da sua solução de forma a garantir o mais elevado nível de privacidade dos dados em todas as fases. Por outras palavras, tem de pensar sempre em proteger a privacidade dos seus utilizadores/assinantes/clientes enquanto planeia o tratamento dos seus dados pessoais.

Pergunta 10: Não quero contratar um especialista em RGPD. Isso significa que não terei hipótese de cumprir o regulamento?

O especialista em proteção de dados não tem de ser uma nova pessoa a contratar na sua empresa. Pode nomear um dos seus actuais funcionários para assumir o papel de Especialista em Proteção de Dados, ou pode tornar-se um você mesmo. Note-se que o especialista em proteção de dados e o responsável pela proteção de dados são duas funções distintas com diferentes conjuntos de competências. Se tem uma pequena ou média empresa e não processa quaisquer dados sensíveis e não existem riscos elevados no processamento de dados na sua empresa, não precisa de um Responsável pela Proteção de Dados qualificado. Pode nomear um especialista em proteção de dados, que analisará o processamento de dados e defenderá soluções que proporcionem o nível mais elevado possível de proteção de dados pessoais.

Q11: Onde posso obter um certificado RGPD?

Não existe um certificado oficial do RGPD, pelo menos para já. Várias certificações de segurança, como a ISO, também têm como objetivo uma melhor organização, processamento e segurança dos dados. Obtê-las será definitivamente um passo em direção à conformidade com o RGPD. Mas não é obrigado a obter qualquer tipo de certificação oficial para estar em conformidade com o RGPD. Pode simplesmente seguir os princípios descritos no próprio regulamento. Se ainda está a trabalhar na sua conformidade com o RGPD, download RGPD compliance checklist >>

Q12: Recebi um email frio de alguém e sinto que é ilegal ao abrigo do RGPD, como posso informar essa pessoa de que não quero receber emails dela?

Nesse caso, pode responder e solicitar verbalmente a eliminação dos seus dados das listas de correio eletrónico. Se, mesmo assim, não respeitarem o seu pedido, pode tentar verificar que serviço utilizam para enviar as mensagens de correio eletrónico e contactar essa empresa como subcontratante dos seus dados pessoais. Na qualidade de subcontratante, a empresa também será obrigada a ajudá-lo a retirar os seus dados de uma lista em que não quer estar.

Q13: Como é que a Woodpecker se prepara para o RGPD?

Temos uma seção separada em nosso site que descreve o que o Woodpecker faz para estar em conformidade com o RGPD. Você pode encontrá-lo aqui:

Conformidade com o RGPD >>

Depois de hospedar nosso segundo webinar relacionado ao manuseio de alcance de e-mail e marketing por e-mail sob o RGPD, queríamos adicionar mais algumas perguntas.

Q14: Você pode enviar um e-mail frio B2B para um endereço de e-mail pessoal (como o Gmail) se o e-mail ainda for direcionado ao cargo de uma pessoa?

Se tiver a certeza de que se trata do e-mail de trabalho da pessoa ou se ela tiver dado o seu consentimento para receber a mensagem nesse e-mail, então sim, pode. Tal como acontece com qualquer tipo de comunicação ao abrigo do RGPD, o seu processo de obtenção dos dados pessoais tem de ser legal e transparente. Tem de ser capaz de rastrear a forma como obteve o endereço de correio eletrónico e provar que a sua mensagem é relevante para essa pessoa. Informe a pessoa sobre a razão pela qual a está a contactar e dê-lhe uma forma clara de optar por não receber os seus e-mails. Não é necessário fazê-lo através da publicação de uma hiperligação para anular a subscrição. A pessoa pode simplesmente escrever que não deseja receber mais mensagens suas. Quando o fizerem, respeite-o e apague o endereço de correio eletrónico. O mais importante no que diz respeito ao cold emailing B2B é certificar-se de que está a contactar a pessoa certa, na posição certa, que representa as empresas e se enquadra no seu ICP. Os e-mails não direccionados podem causar-lhe problemas.

Q15: Manter uma lista de contactos no Woodpecker faz de mim o proprietário/processador dos dados pessoais?

Quando carrega uma lista de potenciais clientes no Woodpecker, o potencial cliente cujos dados pessoais processa é o proprietário. Nesse caso, o utilizador é um administrador de dados. É o utilizador que decide quem e que tipo de dados pessoais pretende processar. Além disso, é responsável pelo cumprimento do princípio da limitação da conservação. A limitação de armazenamento é um princípio que foi introduzido pelo RGPD. Significa que não pode processar os dados durante mais tempo do que o necessário para o objetivo do processamento. Além disso, é necessário respeitar os proprietários de dados pessoais que desejam ser eliminados da sua lista de potenciais clientes e não voltar a ser contactados. Será responsabilizado se abusar do princípio da limitação do armazenamento, bem como de qualquer outro princípio do RGPD. O Woodpecker, por outro lado, torna-se um administrador de dados quando processa os seus dados pessoais como utilizador da aplicação ou subscritor de uma newsletter. Deve tratar os seus dados com o devido cuidado. E cumprir o RGPD.

Q16: Como posso compilar uma base de contactos de forma legal?

Resposta rápida: seleccione cuidadosamente. O RGPD não proíbe o envio de e-mails frios. Se seguir os conselhos que lhe dou neste blogue, não terá problemas. Só precisa de ter um pouco mais de cuidado. O RGPD salienta que deve ter uma forte razão para contactar os seus potenciais clientes. Certifique-se de que ambas as partes beneficiam de uma potencial relação comercial e de que a oferta que coloca no seu “cold email” está logicamente relacionada com o estatuto da empresa. Além disso, deve obter quaisquer dados pessoais para as listas dos seus potenciais clientes de uma forma legal e transparente e estar preparado para explicar como e porque decidiu processar dados pessoais de cidadãos específicos da UE. O que é importante é que o RGPD introduz um novo princípio de limitação da conservação de dados, que não permite o tratamento de dados pessoais durante mais tempo do que o necessário. O período exato de tempo não é especificado no documento. Aconselhamos a remoção dos dados dos destinatários de correio eletrónico não responsivos após 30 dias do primeiro contacto. No caso das listas de opt-in, pode tratar os dados de formas claramente especificadas com as quais o proprietário dos dados concordou, enquanto este lhe der o seu consentimento ou até que este manifeste a sua vontade de o retirar. Qualquer tipo de dados que solicite deve ser justificado pela finalidade para a qual os pretende tratar. Não peça um número de telefone se quiser enviar um livro eletrónico a alguém. E se quiser recolher o número de telefone, diga-lhe diretamente que pode querer telefonar-lhe. Forneça aos destinatários de e-mails não solicitados, bem como aos subscritores da sua lista de opt-in, uma forma clara de optar por não receber mais correspondência e instruções sobre como alterar os seus dados pessoais ou removê-los completamente da sua lista. O mecanismo de ligação “anular a subscrição” é um mecanismo popular, mas não é o único que pode utilizar para o efeito. Se quiser saber mais sobre o RGPD, leia este post do blog:

Guia Prático do RGPD para Remetentes de Email >>

E se estiver a preparar-se para o RGPD, transfira a nossa Lista de verificação da conformidade com o RGPD >> que o ajudará a fazê-lo.

Para ajudá-lo a decidir, resumi os prós e os contras dos domínios gratuitos e personalizados endereços de email. Verifique qual é a melhor opção.

Qual é a diferença entre uma conta de email gratuita e um endereço de email de domínio comercial personalizado?

Pode identificar uma conta de correio eletrónico gratuita pela sua cauda. É aquela que termina com o nome de um fornecedor de serviços de correio eletrónico, por exemplo, @gmail.com, @outlook.com ou @yahoo.com.

Um e-mail de domínio personalizado, por outro lado, termina com o nome de domínio da sua empresa, no nosso caso é @woodpecker.co.

No entanto, não usamos o nosso domínio principal empresarial para campanhas de saída. Temos alguns domínios separados dedicados exclusivamente a este objetivo, como getwoodpecker.com. Decidimos fazer esta distinção para proteger a segurança do nosso domínio principal e facilitar o tratamento das respostas.

Veja como fizemos isso: Por que configuramos uma caixa de correio separada para campanhas de saída? >>

Se está a pensar em começar a fazer vendas, esse é um passo que também recomendamos que dê. Escolha o nome do seu domínio de saída para corresponder ao seu domínio principal, para que os seus potenciais clientes não fiquem confusos. Adicione um afixo, como “get”, “try”, ou utilize o mesmo nome, mas com uma extensão diferente, por exemplo, .io ou .co.

Para evitar que um potencial cliente escreva o seu nome de domínio de saída e chegue a um beco sem saída porque esse sítio Web não existe, não se esqueça de configurar um redireccionamento para o seu domínio principal. Por exemplo, se os nossos potenciais clientes pesquisarem getwoodpecker.com, irão parar a woodpecker.co.

Não se esqueça de que o seu nome de domínio também é uma parte importante da identidade da sua marca e pode aumentar ou diminuir a sua credibilidade. Por falar nisso, vamos falar um pouco sobre como seu endereço de email afeta a maneira como os clientes em potencial percebem sua marca.

O que é que um endereço de correio eletrónico tem a ver com a sua imagem profissional?

Imagine que você é o CEO de uma empresa SaaS de médio porte. Você está navegando por todos os novos emails que recebeu esta manhã enquanto tomava um mate. Que email preferia abrir e responder: de peter.colliber@yahoo.com ou de peter@colliber.com? Qual deles parece mais legítimo e fiável?

Acho que pode concordar comigo que contas de email gratuitas que terminam em companyname@gmail.com, companyname@yahoo.com, companyname@outlook.com, etc. fazem um negócio parecer pouco profissional e provisório. Não inspiram confiança.

E em vendas, ganhar confiança e construir credibilidade aos olhos dos seus potenciais clientes é uma prioridade máxima, porque os potenciais clientes não o conhecem pessoalmente. Muito provavelmente, também nunca ouviram falar da sua empresa e do produto que vende. Não entrarão numa conversa consigo a menos que verifiquem que é uma empresa legítima.

E o seu endereço de e-mail é a primeira coisa que pode fortalecer ou enfraquecer a sua credibilidade. Neste caso, business domínio emails têm uma vantagem sobre os gratuitos.

A questão da consistência

Vejamos novamente o nosso exemplo. O endereço peter.colliber@yahoo.com sugere que o nome do remetente é Peter e o seu apelido é Colliber… Ou talvez Colliber seja o nome da sua empresa? É difícil de perceber, não é?

E o que acontece quando a equipa cresce? Como é que o seu potencial cliente ou cliente sabe que alice.colliber@yahoo.com também trabalha na Colliber e não é um impostor que quer roubar os seus dados?

À medida que a sua empresa cresce, a normalização de todos os endereços de correio eletrónico tornar-se-á uma necessidade para manter uma imagem de marca consistente. Com um domínio empresarial email, pode configurar vários email endereços que seguirão o mesmo padrão, quer os pessoais, como peter@colliber.com e alice@colliber.com, quer os genéricos, como contact@colliber.com e support@colliber.com. Também é mais fácil configurar uma caixa de correio separada para a saída que já mencionei, que corresponderá ao seu domínio principal, por exemplo, peter@getcolliber.com.

Quando se trata de criar uma imagem de marca consistente, a configuração de um domínio comercial email acaba por ser uma escolha melhor.

E quanto aos limites de envio de e-mails?

Eu gostaria que fosse possível enviar tantos emails por dia quanto o seu coração desejar, mas não é. O envio de e-mails tem limites. Menor ou maior. Por hora ou por dia. Depende do seu provedor de serviços de e-mail, não importa se você tem um email ou uma conta de domínio comercial email.

Respeitando os email limites de envio definidos pelo seu email é importante para a email capacidade de entrega. Enviando campanhas frias de email sem estar ciente de sua email os limites do provedor farão com que sua email conta seja bloqueada antes que você perceba.

Os utilizadores do Gmail e do G Suite que pretendem aumentar as suas vendas devem lembrar-se disso:

• O limite diário do Gmail gratuito é de 100 mensagens via SMTP (mas 500 emails via navegador)
• O limite diário do G Suite é de 2000 mensagens (500 no teste)

Como pode ver, a diferença é significativa!

Verifique quantos emails por hora ou por dia pode enviar a partir da sua conta de email:
Quais são os limites de envio de correio eletrónico de vários fornecedores de serviços de correio eletrónico? >>

O que é aquecimento de endereço de e-mail e você precisa fazer isso?

Por falar em capacidade de entrega, há mais uma coisa que é igualmente crucial para uma conta de email gratuita, bem como para um domínio comercial email. Ambos precisam de estar bem aquecidos antes de lançar a sua primeira campanha de saída.

Porque é que isso é tão importante? E como é o processo de aquecimento de um domínio?

No mundo do correio eletrónico, existe uma coisa chamada reputação do remetente. É uma espécie de pontuação que é medida com base nas suas práticas de envio de email. Por defeito, cada novo endereço de correio eletrónico tem uma reputação neutra. Isto significa que os filtros de spam o vigiam de perto e suspeitam de qualquer atividade invulgar.

Assim, se de repente começasse a enviar dezenas ou centenas de emails por dia, a sua atividade de envio iria certamente alarmar os filtros de spam, a sua reputação seria prejudicada e, como resultado, a sua conta de e-mail seria bloqueada num piscar de olhos.

Para poder escalar o seu envio de correio eletrónico, é necessário ganhar primeiro uma boa reputação de remetente. Esse é o objetivo do email warm up. A idéia é que você precisa segurar seus cavalos e começar devagar. Envie apenas alguns emails por dia, manualmente. Escolha os endereços de correio eletrónico dos seus amigos e colegas, para lhes poder pedir que lhe respondam. Troque alguns emails. O segredo é fazer com que pareça uma conversa de email normal.

Confira este guia detalhado sobre Como aquecer um endereço de e-mail antes de um contato frio? >>

Recomendamos que repita este processo durante pelo menos 12 semanas antes de iniciar a sua primeira campanha automatizada de cold email. Não é possível acelerar o processo, nem encurtá-lo. Mas, enquanto isso, você pode cuidar de algumas coisas para ter tudo pronto antes que seu email esteja pronto para ser divulgado. Siga esta lista.

O que você ganha com isso?

Para fins comerciais, e especialmente para sales, os emails de domínio personalizado têm uma enorme vantagem sobre os gratuitos. Estes acrescentam à sua imagem de marca profissional, criam credibilidade e são mais fáceis de normalizar para manter a consistência.

No entanto, o que quer que você escolha usar para vendas, seja um domínio personalizado email ou um gratuito, não se esqueça de o aquecer primeiro e de ter em atenção os limites de envio do seu provedor de serviços de email.

Boa sorte com suas futuras campanhas!

Na Woodpecker, temos uma visão privilegiada do que determina se uma mensagem terá uma alta taxa de resposta ou não. Com base no que aprendemos, elaboramos estas 6 etapas extremamente importantes para escrever e-mails frios eficazes para vendas.

Para começar, vamos dar uma olhada mais de perto no que é um e-mail frio hoje e como a abordagem para escrever e-mails frios mudou ao longo dos anos.

O que é um e-mail frio?

Os cold emails são uma forma de iniciar e manter relacionamentos comerciais.

Para entender melhor o que eles são, vamos pensar em como os relacionamentos comerciais se desenvolvem no mundo off-line. Normalmente, tudo começa com uma conversa…

Aqui está um dos cenários possíveis: um vendedor vai a uma conferência ou feira do setor para conhecer novos clientes. Durante o evento, ele procura oportunidades para iniciar uma conversa. Mas seu objetivo não é apresentar sua oferta ou se gabar de sua empresa. Ele quer quebrar o gelo e iniciar um diálogo. Seu objetivo é aprender mais sobre os negócios do cliente potencial e criar um relacionamento com ele.

Os esforços de vendas externas seguem os mesmos princípios. O e-mail frio é uma forma de iniciar uma conversa no mundo on-line. É uma ótima maneira de entrar em contato com uma pessoa que provavelmente não sabe nada ou sabe muito pouco sobre sua empresa. Como é a primeira vez que ela ouve falar de você, dizemos que são leads “frios”.

A meta de um e-mail frio não é uma conversão instantânea, mas a construção de um relacionamento de estranhos a parceiros de negócios. Em outras palavras, aquecer esses leads pouco a pouco.

Como mudou a abordagem do cold emailing?

O envio de e-mails frios percorreu um longo caminho desde que foi usado pela primeira vez em vendas. Antigamente, o único objetivo do envio de e-mails frios era apresentar a oferta. Geralmente, uma única mensagem genérica era enviada a um grande grupo de clientes potenciais sem nenhuma personalização ou segmentação.

Como o método era novo e ainda não havia muitas pessoas fazendo negócios por e-mail, essa abordagem orientada para vendas em massa funcionava muito bem como método de geração de leads. Porém, quanto mais mensagens do tipo copiar e colar inundavam as caixas de entrada dos clientes potenciais, menos eficaz essa abordagem se tornava. As pessoas ficaram sensíveis ao tom de venda e ao caráter genérico dos e-mails frios.

A abordagem de envio de e-mails frios evoluiu significativamente desde então. As mensagens com um discurso de vendas agressivo agora estão fadadas ao fracasso. Além disso, e-mails impessoais, do tipo “tamanho único”, não são mais eficazes.

Hoje em dia, o que importa é construir um relacionamento com o cliente em potencial. O texto do e-mail frio deve se concentrar no destinatário, não no seu produto ou serviço. Coloque-se no lugar dele. Desde o primeiro e-mail, o cliente em potencial deve sentir que você entende o negócio dele e os desafios que ele implica. Não se precipite em fechar o negócio imediatamente. Em vez disso, deixe que seus clientes em potencial falem mais sobre as dificuldades que enfrentam em seu trabalho diário. Em seguida, mostre a eles como esses processos podem ser aprimorados ou realizados de maneira mais eficiente.

Atualmente, a personalização é fundamental para conquistar o interesse dos clientes potenciais. Portanto, a prospecção também desempenha um papel importante no sucesso geral de sua campanha de e-mail frio.

Além disso, a personalização agora pode abordar a resposta exata de seus clientes potenciais por meio de diferentes versões de um acompanhamento e da definição de uma ação de gatilho que o aciona.

Quanto mais você souber sobre seus clientes potenciais, mais fácil será elaborar uma mensagem perfeitamente adaptada a um segmento específico de clientes potenciais.

Como escrever um e-mail frio?

Recomendo que você leia todo o guia passo a passo e faça o download da Lista de verificação de e-mail frio.

Etapa 1: Editar a linha “from”

Pode ser uma surpresa para você o fato de a edição da linha “from” ser apresentada como uma etapa separada aqui. Normalmente, nós a configuramos para um novo endereço de e-mail e, depois disso, não damos muita atenção a ela.

Ainda assim, a linha “from” faz parte de um e-mail frio tanto quanto o corpo, e isso porque ela desempenha uma função importante. Ela mostra aos destinatários da mensagem exatamente quem enviou o e-mail. É uma parte que forma sua primeira impressão. Em seguida, eles decidem se abrem a mensagem e a leem ou a colocam na lixeira e a esquecem.

Lembre-se de que seus destinatários ainda não o conhecem

Como somos estranhos para eles, eles podem, e provavelmente vão, desconfiar um pouco do nosso e-mail. Uma das primeiras coisas que eles notam quando olham nosso e-mail é a linha “de”. Podemos ganhar a confiança deles ou assustá-los com a linha “from”. Eles podem até excluir nosso e-mail sem abri-lo se a primeira impressão não for a correta.

Por esse motivo, é uma boa ideia revisar o que está em sua linha “de” antes de enviar uma nova campanha de e-mail frio.

A linha “from” pode assumir muitas formas. Podemos editá-la sempre que quisermos. Podemos misturar e combinar a forma de nossa linha “from” toda vez que enviarmos uma nova campanha, escolhendo diferentes formas possíveis.

Quais são algumas formas possíveis de sua linha “from”?

Há pelo menos 5 formas possíveis de linha “from”.

A. Primeiro nome (Cathy)
B. Nome + sobrenome (Cathy Patalas)
C. Nome + Sobrenome, Título (Cathy Patalas, Diretora de Marketing)
D. Nome + Nome da empresa (Cathy at Woodpecker.co)
E. Nome + Sobrenome + Nome da empresa (Cathy Patalas at Woodpecker.co)

A linha “de” correta para a sua campanha de divulgação fria depende do contexto da sua mensagem e do seu grupo-alvo e da meta que você deseja atingir com o e-mail, seja cooperação de marketing, divulgação de influenciadores ou um possível acordo de vendas.

Existem algumas regras quando se trata de escolher a melhor linha “from” que atenda à sua meta e se encaixe no contexto do seu e-mail, bem como na lista de contatos que receberão suas mensagens.

Regras a serem seguidas ao editar uma linha “de”:

• seja consistente – não deixe que o tom e o estilo da linha divirjam do restante do e-mail. Se você usa um tom informal em todo o e-mail, talvez possa incluir o primeiro nome + nome da empresa, e tudo estará pronto
• considere a perspectiva do seu cliente potencial – o que você esperaria ver na sua caixa de entrada se fosse um dos seus clientes potenciais? Qual é o estilo médio de comunicação deles? Tente imitá-lo ao escrever sua linha “de”
• encontre sua própria linha que atenda às expectativas de seu cliente potencial – não siga cegamente algum conselho que encontrou na Web. Pense por si mesmo. Você é quem melhor conhece seus clientes potenciais e sabe o que eles esperam ver
• pense com quem seus clientes potenciais gostariam mais de conversar – seja específico quanto a isso. Use essas informações para editar sua linha “de”.

Essas são apenas algumas regras. Se ainda tiver algum problema, não hesite em consultar a postagem independente do blog sobre a elaboração de linhas “de”: Qual deve ser a linha “De” do meu e-mail frio? >>

Ela pode lhe dar mais clareza sobre o que escrever.

Etapa 2: Escreva uma linha de assunto intrigante

A linha de assunto de um e-mail frio pode ser vista como a chave que abre a porta da nossa mensagem. Nossos clientes em potencial formam sua primeira impressão de nós ao ler a linha de assunto. É por isso que precisamos fazer com que ela seja boa.

Uma linha de assunto mal escrita pode fazer com que o destinatário tenha preconceito contra nós e nosso e-mail. Ele pode decidir não abrir o e-mail ou, pior, marcá-lo manualmente como SPAM, o que pode causar problemas com a capacidade de entrega do e-mail.

Podemos evitar essas situações, desde que sigamos essas regras:

• considere o ponto de vista de seu cliente potencial – pense no tipo de benefício que sua linha de assunto promete ao cliente potencial. O que ele ganhará ao abrir seu e-mail? Ele responde às necessidades ou apela à curiosidade dele? Faça com que o assunto seja sobre eles, não sobre você
• personalize-a – mais uma vez, a linha de assunto não é um lugar para autopromoção. Muito pelo contrário, é um lugar em que você deve provar ao destinatário que planejou cuidadosamente entrar em contato com ele. Você deve garantir que não é um spammer que envia toneladas de e-mails idênticos para as pessoas e espera para ver o que cola.
• intrigue-os – não conte tudo ainda. Desperte o interesse deles. Prenda a atenção deles fazendo-os refletir sobre um problema que possam ter. Ou tente usar um pouco de lisonja para chamar sua atenção
• pareça humano – você está escrevendo para um ser humano que vive e respira e, portanto, não deve se transformar em um robô. Evite parecer “vendedor” ou muito formal. Sua linha de assunto deve ter um toque casual, amigável e natural. A menos que você saiba como fazer isso, tente imaginar que está se dirigindo a uma pessoa específica que você conhece, por exemplo, seu colega
• vincule-a ao restante do e-mail – isso está relacionado a todos os pontos anteriores. Independentemente do que colocar na linha de assunto, você deve conectá-la ao restante da mensagem. De forma alguma, não caia em uma estratégia de clickbait em sua linha de assunto. Você só vai irritar seus clientes potenciais.

Veja mais informações sobre a composição de linhas de assunto: Qual linha de assunto fará com que meus clientes potenciais abram meu e-mail frio? >>

Quais são alguns bons exemplos de linhas de assunto de e-mail frio?

Os melhores que encontramos na Woodpecker incluem:

• {{FIRST_NAME}}}, existe uma maneira mais eficiente de fazer X
• Tenho uma ideia de como melhorar seu X
• Você já pensou em mudar X?
• Deseja aumentar a escala de X na {{COMPANY}}?

Você encontrará mais exemplos nesta postagem do blog: 15 melhores linhas de assunto de e-mail de vendas que encontramos >>

Uma coisa interessante que notamos é que essas linhas de assunto seguem três padrões de “necessidade”. Elas se referem à necessidade de um cliente potencial de melhorar, mudar ou inovar. O fato de tocar no que mais interessa aos clientes potenciais, além da personalização, é o que torna essas linhas de assunto tão bem-sucedidas.

Recomendo que você faça um teste A/B com suas linhas de assunto para descobrir qual delas gera a maior taxa de abertura. Aqui está um guia passo a passo sobre como fazer testes A/B >>

Como lembrete, depois que você tiver colocado todos os pontos nos i’s e cruzado todos os t’s em seu e-mail frio, o Woodpecker poderá ajudá-lo enviando as mensagens automaticamente, uma a uma. Quando você recebe uma resposta, a ferramenta garante que outros e-mails sejam interrompidos. Você pode fazer o teste A/B das linhas de assunto e do texto do e-mail para ver o que faz com que seus clientes potenciais se envolvam com você. Você pode testar tudo isso em uma avaliação gratuita aqui.

Etapa 3: Crie uma introdução inteligente para o e-mail frio

Logo depois de persuadir seu destinatário com as linhas “de” e “assunto” a realmente abrir sua mensagem, você já está na metade do caminho. Agora você tem 3 segundos para prender a atenção do destinatário e fazer com que ele leia mais do que as duas primeiras linhas. E é por isso que você precisa de uma introdução intrigante.

É difícil começar um e-mail frio. O que costumamos fazer é falar sobre nós mesmos e sobre a empresa em que trabalhamos. Isso pode ocorrer porque não sabemos como começar ou porque queremos desesperadamente fechar a venda em nosso primeiro e-mail. Mas estamos aqui para lhe dizer que essa definitivamente não é uma estratégia vencedora.

Então, como deve ser a apresentação de um e-mail frio?

A introdução de um e-mail frio não deve ter mais de duas ou três frases. Ela não deve apresentar você ou sua empresa ao cliente em potencial. Em vez disso, ela se refere ao destinatário da mensagem, à sua experiência, às suas realizações, ao seu trabalho e à sua empresa. É assim que chamamos a atenção deles.

Uma pitada de lisonja pode ser o caminho a seguir. Mas não exagere. Listar todas as suas atividades recentes é um passo longe demais.

Permaneça no campo profissional e mantenha o foco nos motivos comerciais de seu interesse em entrar em contato com eles.

Você também pode usar essas poucas frases da introdução do e-mail frio para fazer uma parte em que pergunte sobre os problemas deles. Ou melhor, você pode falar sobre os problemas que percebeu que eles têm e que você pode resolver.

Acima de tudo, trate a introdução como uma oportunidade de mostrar aos clientes potenciais que eles receberam a mensagem porque você escolheu contatá-los especificamente. Você fez sua lição de casa. Você não decidiu entrar em contato com eles por capricho. Você foi deliberado sobre isso.

É por isso que você deve dedicar algum tempo para pesquisar a empresa antes de escrever um e-mail frio.

Se ainda for complicado e você não souber como iniciar seu e-mail frio, este artigo será útil: Introdução ao cold e-mail, ou Como devo iniciar minha mensagem? >>

Etapa 4: Inclua algum valor em seu argumento de venda

Aqui vem a parte em que você diz ao destinatário da mensagem o que deseja dele – sua proposta.

Então, como escrever um bom argumento de venda para um e-mail frio?

Sabemos que devemos ter uma fórmula pronta à mão para usar sempre que falarmos sobre o produto/serviço que oferecemos. Ela deve ser apimentada com os benefícios para que o comprador em potencial tenha uma ideia clara do que estamos vendendo. Entretanto, essa não é a melhor abordagem quando escrevemos um e-mail frio.

Evite argumentos de venda

Em um e-mail de vendas B2B, temos de ser sutis em nosso argumento de venda. Não o escrevemos para fechar mais uma venda. Nós o escrevemos para iniciar um relacionamento comercial exclusivo com um comprador em potencial. E isso exige uma abordagem pessoal.

Sempre coloque seus clientes em potencial no centro de sua apresentação. Ofereça a eles o máximo de valor que puder. Descubra quais são os problemas que eles enfrentam e com os quais você pode ajudá-los. Use a narração de histórias para mostrar a eles como você pode aliviá-los desses problemas. Mostre a eles que você está aqui para ajudar e aprender.

Concentre-se nos benefícios, não nos recursos

Não se baseie em uma lista de recursos do produto. Evite escrever sobre o valor monetário que você oferece. Em vez disso, destaque apenas os benefícios que seu cliente potencial pode obter com isso. Lembre-se de ser específico, pois benefícios vagos diluirão sua mensagem.

Pode ser complicado no início, mas quando você realmente se colocar no lugar do cliente, você sentirá isso. Aqui estão alguns conselhos sobre como mudar a perspectiva com exemplos: Recursos vs. Benefícios – Como apresentar seu produto em um e-mail frio? >>

Seu argumento de venda também deve estar perfeitamente vinculado à parte anterior do e-mail. Ele deve parecer uma continuação natural de uma conversa comum. Evite, de qualquer forma, torná-lo forçado e vendedor.

Veja aqui mais informações sobre como fazer isso: Proposta de valor – Como dizer ao meu destinatário o que eu quero dele? >>

Etapa 5: Termine seu e-mail frio com uma chamada para ação

Você está quase pronto. Você só precisa escrever uma chamada para ação (CTA) que persuadirá seus clientes potenciais a fazer o que você quer que eles façam com seu e-mail frio. Pode ser agendar uma conversa pelo Skype, fornecer feedback, responder a você etc. Qualquer coisa que você esteja pronto para resolver. Qualquer ação que você queira que eles realizem. Mantenha-o simples e direto.

Para garantir que seus destinatários tomem uma atitude, sua CTA deve:

• Expressar o objetivo do seu e-mail – o CTA deve esclarecer o objetivo do seu e-mail em uma única frase. Em outras palavras, ele deve mostrar claramente ao destinatário o que você deseja que ele faça.
• Seja curto e direto ao ponto – o CTA não deve ocupar mais do que uma única frase. Você deve ser o mais sucinto possível. Ele também não deve ser desfocado.

Peça algo que seu cliente potencial possa fazer agora

Não peça muito – uma solicitação de uma ação simples ou uma resposta rápida provavelmente funcionará melhor do que um convite para uma ligação de 30 minutos. Comece aos poucos. Mesmo que, eventualmente, você convide seus clientes potenciais para uma reunião, talvez o primeiro e-mail que eles receberão de você não seja o local ideal para isso.

Obtenha algumas ideias de CTA nesta publicação: CTA Perfeito, ou Como Acabar com o Meu Cold Email? >>

Etapa 6: Aperfeiçoe sua assinatura de e-mail frio

E por último, mas não menos importante, a assinatura, muitas vezes ignorada. A assinatura é uma parte integral da sua mensagem e não a pode ignorar. Ela deve dizer ao destinatário quem você é e onde ele pode encontrar mais informações sobre você e/ou sua empresa.

Uma assinatura bem construída pode ajudá-lo a encurtar o corpo do e-mail e a tornar a mensagem mais digerível e centrada no destinatário.

Pode criar uma assinatura deste tipo com o nosso gerador de assinaturas de correio eletrónico gratuitamente. Todos os modelos são de fácil entrega, o que significa que não há HTML confuso que possa enviar os seus e-mails para pastas de spam.

Algumas dicas a ter em conta ao criar a sua assinatura de correio eletrónico:

• deve fazer com que pareça digno de confiança – muito pouca informação e nenhuma dica sobre onde o encontrar reduzirão definitivamente as suas hipóteses de obter uma resposta
• inclua apenas as informações necessárias: elimine as informações que apenas ocupam espaço, mas não trazem muito valor. Por vezes, o seu número de telefone pode ser crucial, mas outras vezes é completamente desnecessário. Pense na utilidade de cada informação na assinatura. Elimine a que for inútil para a sua campanha de correio eletrónico
• se decidir utilizar HTML, certifique-se de que está limpo – uma assinatura HTML desorganizada pode causar alguns problemas de entrega. Isto deve-se ao facto de a sua mensagem ser curta. Se a assinatura incluir muito HTML, pode perturbar o rácio texto-HTML. Se não tiver ninguém que possa verificar o HTML da sua assinatura e limpá-lo, é mais seguro optar por uma assinatura de texto simples. Ou pode utilizar o nosso gerador de assinaturas – certificámo-nos de que o código está limpo.

Há algum tempo, dediquei algum tempo à minha assinatura, pelo que pode clicar na seguinte ligação para ver o que descobri nessa altura: Uma Pequena Grande Coisa – O que devo colocar na minha assinatura de correio eletrónico? >>

Se quiser ver mais alguns bons exemplos de assinaturas de e-mail de vendas, leia este artigo: Melhores assinaturas para e-mails de vendas: Vamos analisar o que as torna eficazes >>

Qual deve ser o tamanho de um e-mail frio?

Deve ser curto, com 2-5 frases e não mais de 200 palavras no total. Os dados sugerem que 50-125 palavras é o número ideal.

É tudo o que precisa para despertar o interesse de alguém e iniciar uma conversa.

Dificilmente alguém leria um longo e-mail de um desconhecido e, no entanto, muitas pessoas continuam a enviar longos pitches, descrevendo a sua empresa e o seu produto ou serviço.

Respeite o tempo dos seus potenciais clientes. Seja breve.

Como dar seguimento a uma mensagem de correio eletrónico não solicitada

Mesmo uma mensagem de correio eletrónico não solicitada, escrita na perfeição, pode não ser suficiente para cativar os seus potenciais clientes. Por vezes, eles podem perder o seu e-mail, esquecer-se de lhe responder ou simplesmente não se sentirem suficientemente interessados para marcar uma chamada consigo. Mas não se preocupe, isto é perfeitamente normal. É por isso que deve sempre fazer o seguimento depois de não obter resposta.

Um e-mail de seguimento é obrigatório na sua estratégia de e-mail frio, mas o número ideal é dois ou três. Tente não tratar os emails de seguimento como lembretes de que está à espera da resposta do potencial cliente. Introduza neles algum valor extra: coloque uma hiperligação para um estudo de caso interessante ou convide os potenciais clientes para um próximo webinar.

Veja como escrever um e-mail de acompanhamento com exemplos aqui: Como escrever um e-mail de acompanhamento de vendas >>

Está bem, mas enviar apenas um e-mail personalizado para, digamos, 50 potenciais clientes por dia, parece muito trabalhoso, quanto mais fazer o acompanhamento e responder.

De facto, lidar com tudo isso manualmente em grande escala é um pesadelo (já passei por isso). Felizmente, é possível automatizar este processo e tornar a sua vida um pouco mais fácil.

Como enviar a sua primeira campanha de correio eletrónico não solicitado

Quando está a enviar e-mails automáticos, precisa de uma ferramenta que seja fácil de trabalhar e intuitiva – como o Woodpecker.

Para começar, precisa de

• uma pequena lista de potenciais clientes
• um endereço de correio eletrónico que tenha sido aquecido
• uma conta de avaliação do Woodpecker Cold Email

Depois de ter criado uma conta e ligado a sua caixa de correio:

1. Criar uma nova campanha

Clique em ADICIONAR CAMPANHA para começar.

2. Adicione o nome da sua campanha

…e escolha o endereço de correio eletrónico a partir do qual vai enviar.

3. Definir o limite de envio

Clique no ícone da engrenagem no canto superior direito e especifique o número de potenciais clientes que pretende contactar por dia. Recomendo que comece com um máximo de 50 – isto significa que 50 novas pessoas serão contactadas num dia nesta campanha (o limite não inclui os acompanhamentos).

E, uma vez que já está aqui, verifique o fuso horário de Utilizar potencial cliente, se disponível, caso a sua lista de potenciais clientes inclua países. Agora, os seus contactos receberão a sua mensagem num intervalo de tempo ajustado às horas de vigília deles, não às suas.

Se a sua caixa de correio ou o seu domínio ainda não estiverem aquecidos, trate disso primeiro – o Woodpecker pode fazê-lo por si automaticamente.

4. Escreva a mensagem de correio eletrónico

Escreva a linha de assunto e o conteúdo do seu e-mail. Depois de ler esta publicação do blogue, já sabe como escrevê-los de forma a captar a atenção dos seus destinatários.

Utilize trechos para personalizar as suas mensagens. Desta forma, cada potencial cliente terá a sensação de que o seu e-mail é relevante para ele.

5. Agendar a hora de envio

Decida quando pretende que os seus e-mails sejam enviados, assinalando as caixas junto ao editor de e-mail.

6. Adicionar acções de seguimento

Não ignore os acompanhamentos – eles são a sua oportunidade de obter até 22% mais respostas. Para adicionar acompanhamentos, clique em ADICIONAR PASSO e siga os passos #4 e #5, deixando a linha de assunto vazia para enviá-los na mesma linha de e-mail.

Quando alguém responder, o Woodpecker interromperá automaticamente a sequência para esse cliente potencial.

7. Adicione sua lista de clientes potenciais

Neste ponto, pode importá-la de um ficheiro, adicionar os clientes potenciais manualmente ou utilizar uma das nossas integrações com as ferramentas de prospeção mais populares ou com o Google Sheets.

8. Enviar uma campanha de teste

Vá ao RESUMO e envie uma campanha de teste para se certificar de que os e-mails têm bom aspeto e que todas as ligações que incluiu funcionam.

9. Carregue em EXECUTAR para começar

…e acabou de iniciar a sua primeira campanha de correio eletrónico não solicitado no Woodpecker. Eu disse-lhe que era fácil.

10. Verificar os resultados

Monitorize como está a decorrer a campanha na vista ESTATÍSTICAS.

Experimente:

Pronto para começar?

Os cold emails curtos e altamente personalizados, dedicados a um público específico, são uma óptima forma de iniciar novas relações comerciais e de obter mais oportunidades de negócio para a sua empresa. E se adicionar uma sequência de acompanhamentos automatizados, obterá uma máquina de geração de leads bastante poderosa.

Espero que as minhas dicas o ajudem a escrever mensagens de correio eletrónico frio que acertem em cheio. Boa sorte!

Se o primeiro email não fez o trabalho, um acompanhamento é a sua segunda oportunidade de obter um “sim”. 

Este é o seu guia para o mundo dos acompanhamentos, ou seja, tudo o que você precisa saber quando envia acompanhamentos depois de não obter uma resposta.

Aqui está o que você aprenderá:

• Por que você não deve ignorar os acompanhamentos
• o que deve perceber antes de começar a enviá-los
• como escrever mensagens de acompanhamento envolventes que fazem com que as pessoas abram, leiam e respondam
• quantas mensagens de acompanhamento você deve enviar
• com que frequência deve enviá-los

Por que você deve sempre enviar e-mails de acompanhamento?
De acordo com nossa pesquisa, até mesmo um e-mail de acompanhamento pode aumentar sua taxa de resposta em 22%.

E acredite em mim – não são muitas as pessoas que realmente acompanham os clientes em potencial.

Como apontado por Christine Georghiou em seu artigo, “70% dos e-mails de vendas param após a primeira tentativa”. Considerando que nem todos os e-mails frios são enviados para fins de vendas, a taxa geral de e-mails frios que nunca são acompanhados pode ser ainda maior do que isso.

Em resumo, quase ninguém envia emails de acompanhamento.

O que significa que, se você fizer o acompanhamento após enviar a mensagem de abertura, estará num grupo bastante limitado de pessoas que fazem isso.

Na verdade, demonstra mais interesse em iniciar uma relação com o seu potencial cliente do que a maioria dos enviadores de cold email que alguma vez os contactaram. Isto significa que, só pelo facto de enviar acompanhamentos, está a destacar-se da multidão.

E isso pode fazer com que seus clientes em potencial o vejam de forma diferente da concorrência.

• Em primeiro lugar, só pelo facto de fazer mais do que a maioria das pessoas que os contactam, faz com que eles reparem em si.
• Em segundo lugar, você faz com que eles sintam que você realmente se importa com a reação deles ou a falta dela. Faz com que sintam que não enviou apenas uma grande quantidade de mensagens em massa e que se esqueceu delas no momento em que carregou em “Enviar”.

Faz com que eles sintam que não são bots, mas seres humanos reais que realmente se preocupam mais pessoalmente com as pessoas a quem se dirigem.

Mas o acompanhamento não vai irritar as pessoas?

Às vezes, você pode achar que o acompanhamento fará com que seus prospectos se sintam perseguidos e completamente irritados. Eu senti isso quando comecei a enviar e-mails de acompanhamento.

Na prática, esse raramente é o caso. Se estiver a oferecer valor aos seus potenciais clientes, normalmente eles sentir-se-ão gratos, apreciarão o seu interesse por eles e admirarão a sua persistência.

Esta é uma resposta real que Cathy, nossa CMO, recebeu uma vez:

Porque é que os teus e-mails não obtêm resposta?

Existem três razões básicas para isso:

• O problema pode estar no conteúdo do seu e-mail. Talvez ele não tenha atingido o ponto certo e os destinatários não o acharam suficientemente interessante. Ou eles precisam de mais pontos de contacto para se envolverem
• O seu destinatário é uma pessoa ocupada e simplesmente esqueceu-se de responder ou perdeu o seu e-mail entre centenas de outras mensagens
• O seu e-mail foi parar ao SPAM ou ao separador de promoções e os destinatários nunca o viram

Nos dois primeiros casos, pode ter uma segunda oportunidade de captar a atenção dos destinatários enviando um email de seguimento depois de eles não terem respondido.

No último caso, o problema é um pouco mais complexo e requer uma investigação prévia. Para saber mais sobre como detetar e resolver problemas de entrega de emails, leia este blog post.

Como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Então agora você sabe por que acompanhar seus clientes em potencial é crucial para a eficácia de sua campanha e quais são as possíveis razões pelas quais você não está recebendo respostas.

Mas como deve ser um email de acompanhamento de vendas? Como dizer aos seus clientes em potencial ‘Ei, ainda estou aqui esperando sua resposta’ sem ser assustador ou irritante… ou ambos?

Aqui está Cathy explicando como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta:

O que escrever na linha de assunto de um e-mail de acompanhamento

É melhor enviar os seus acompanhamentos na mesma linha de assunto do e-mail de abertura para facilitar a consulta da sua mensagem anterior pelos potenciais clientes. Isso também o ajudará a manter uma conexão lógica entre todos os seus acompanhamentos.

Isto torna a escolha de uma linha de assunto bastante simples – mantenha a linha que criou para o email de abertura.

Para se inspirar, confira nossa seleção de 15 melhores linhas de assunto de e-mail frio que encontramos >>

O que escrever no próprio e-mail de acompanhamento

Não consigo contar quantas vezes recebi um e-mail de acompanhamento dizendo “Só queria dar seguimento ao meu e-mail anterior” ou “Só para confirmar”. Sim, é curto e vai direto ao ponto, mas também é tão usado em excesso que se tornou um dos clichês de email frio.

Há também mais um problema: essa abordagem não resolve o primeiro caso de por que as pessoas não respondem, ou seja, porque sua mensagem não atraiu o interesse delas.

Portanto, ao escrever um follow-up, tenha em mente estas 5 coisas cruciais:

1. Mantenha-o curto – assim como no e-mail de abertura, ou mais curto, se possível
2. Mantenha-o simples e fácil de responder – tal como na mensagem de abertura, dê-lhes uma instrução clara para o próximo passo ou uma pergunta simples para responder
3. Mantenha a coerência – certifique-se de que o seguimento está logicamente ligado à mensagem anterior. Não se esqueça de repetir a mesma CTA do e-mail de abertura
4. Kmantenha a naturalidade – as suas mensagens não devem soar como acompanhamentos automáticos ou fórmulas de vendas aprendidas de cor. Conhece as especificidades do seu grupo de potenciais clientes, sabe como eles falam e escrevem. Adapte a sua mensagem de abertura e o seguimento das vendas a essas pessoas. Eles precisam de sentir que estão prestes a responder a uma pessoa real
5. Mantenha o valor – não trate um acompanhamento como um lembrete de que um potencial cliente ainda não respondeu ao seu e-mail anterior. Isso é irritante. Em vez disso, tente introduzir algum valor na sua mensagem de acompanhamento

Como você realmente não sabe o motivo exato pelo qual as pessoas não responderam ao seu email inicial, é mais sensato escrever um acompanhamento que traga valor adicional e use uma segunda chance para capturar o interesse delas, em vez de continuar lembrando-as de que você está aguardando a resposta delas.

Por exemplo, mencione outro benefício do seu produto, envie-lhes um estudo de caso de como ele ajudou uma empresa semelhante ou crie um link para um vídeo que mostre como usar seu produto e o que eles podem ganhar com ele.

Aqui está um modelo de e-mail de acompanhamento sem resposta que ilustra perfeitamente o meu ponto de vista:

Pronto para experimentar e ver os resultados por si mesmo?

Quanto tempo você deve esperar por uma resposta de e-mail?

Dê aos seus contactos pelo menos 1-3 dias para responderem ao seu e-mail. Dar seguimento demasiado cedo fará com que pareça insistente ou mesmo intrusivo. Ninguém gosta disso.

Dito isso, tente não esperar muito tempo para enviar um e-mail de acompanhamento, pois o destinatário pode perder o contexto.

Quantos e-mails de acompanhamento são demais?

Eu sei o que está a pensar… Onde está a linha que separa a persistência da perseguição?

Não existe uma regra que estabeleça o número máximo de acompanhamentos. É mais uma questão de bom senso.

Além disso, conforme comprovado por nossa pesquisa, o 5º, 6º ou 7º e-mail de acompanhamento traz apenas um pequeno aumento na taxa de resposta, portanto, pode não valer a pena enviar mais de 3 ou 4 acompanhamentos. 2 ou 3 parece ser o número ideal. Os melhores desempenhos normalmente enviam apenas isso.

O acompanhamento, assim como o envio de e-mails não solicitados em geral, requer muitos e muitos testes individuais. Muitos factores afectam a eficiência das suas campanhas de email frio, e é você que tem de descobrir o que funciona melhor para o seu próprio grupo de potenciais clientes.

Parece-me uma ideia melhor trabalhar na qualidade de cada e-mail, em vez de na quantidade, porque se exagerar, pode ser rotulado como spammer por um dos destinatários irritados – e isso é a última coisa que quer.

Com que frequência deve enviar e-mails de acompanhamento?

Mais uma vez, depende do objetivo do seu e-mail e das características do seu grupo de potenciais clientes. Elliot Bell, em seu post, artisticamente intitulado “Pleasantly persistent…” (Agradavelmente persistente…), salienta que devemos dar ao nosso destinatário pelo menos uma semana para responder ao nosso primeiro e-mail antes de enviarmos o primeiro acompanhamento.

Por outro lado, Steli Efti propõe uma sequência como esta:

“Dia 1: Primeiro acompanhamento (+2)

Dia 3: Acompanhamento (+4)

Dia 7: Acompanhamento (+7)

Dia 14: Acompanhamento (+14)

Dia 28: Acompanhamento (+30)

Dia 58: Acompanhamento (+30)

… (daí em diante uma vez por mês).”

Para mais uma perspetiva, na 52Challenges utilizámos uma sequência de 3 e-mails (uma mensagem de abertura mais dois acompanhamentos), e enviámos o primeiro acompanhamento após 3 dias e o segundo após 7 dias. Vimos taxas de resposta de até 30%.

Além disso, no terceiro email, demos aos prospectsuma maneira fácil de expressar explicitamente que não estão interessados.

Tenha em mente que está a dirigir-se a pessoas

Todos os seus potenciais clientes são pessoas. Não pode ignorar isso. Eles estão muito ocupados a gerir os seus próprios negócios e recebem dezenas de e-mails todos os dias. Por vezes, demoram alguns dias a responder a emails que não são “prioritários”.

E se se dirigir a potenciais clientes totalmente frios, pode ter a certeza de que os seus e-mails NÃO são certamente “prioritários” na lista deles. Por isso, seja paciente e dê-lhes algum tempo para reagir antes de lhes enviar outro seguimento.

O truque é descobrir a frequência ideal para o seu grupo de potenciais clientes. Se enviar os acompanhamentos com demasiada frequência, eles podem sentir-se perseguidos – e não é esse o seu objetivo (lembre-se, “agradavelmente persistente” não é insistente).

Se esperar demasiado tempo, eles podem esquecer-se de quem você é e, se estiverem confusos, também não estarão ansiosos por responder. (Especialmente porque alguns génios maléficos do spam de alguma forma pensaram que se nos enviassem um e-mail com o assunto a começar por “Re:”, sentiríamos automaticamente a necessidade de lhes responder… Bem, não o faríamos. Não se o e-mail “Re:” for o primeiro que eles nos enviam.)

Como enviar e-mails de acompanhamento

Basicamente, há duas maneiras de enviar e-mails de acompanhamento:

• manualmente (boo! Demasiado incómodo se tiver uma lista grande ou mesmo média)
• programando uma sequência de acompanhamento automatizada numa ferramenta dedicada a cold emailing, como Woodpecker ou Mailshake

O que escolher depende do número de destinatários que pretende atingir e do tempo que pode dedicar a isso.

O envio manual de e-mails de acompanhamento só é possível, de facto, em pequena escala. E se tiver muita paciência, nervos fortes e capacidades de organização acima da média. Confie em nós, já passámos por isso e já o fizemos. Na verdade, foi assim que surgiu a idéia do Woodpecker. Você pode ler a história aqui.

Se o seu alvo for mais do que apenas um punhado de pessoas, é muito mais fácil preparar uma sequência de acompanhamento e deixar que a ferramenta cuide do envio para você.

Não terá de saber quando foi a última vez que fez o acompanhamento, quem já respondeu e com quem deve voltar a fazer o acompanhamento.

Também obtém informações sobre o desempenho dos seus e-mails, para que possa utilizar o tempo poupado em testes A/B e aperfeiçoá-los para melhorar os resultados. É como se tivesse contratado um assistente que trabalha 24 horas por dia para si.

O que é que ganha com isso

Quem me dera poder dizer-lhe que existe uma sequência dourada de acompanhamentos que pode utilizar na sua própria campanha. Infelizmente, não existe. Obviamente, você pode seguir os conselhos de postagens de blog (como esta), vídeos e cursos on-line e testá-los em suas próprias campanhas.

Mas aqui vai outro conselho: não se atenha à primeira sequência que experimentar.

• mude a frequência
• alterar o número de toques de acompanhamento
• experimentar com a cópia

Essa é a única maneira de descobrir o que traz os melhores resultados. Pode descobrir que o seu primeiro palpite foi o melhor, mas vale a pena descobrir isso. Tenha em mente o “agradavelmente persistente” e não tenha medo de fazer o acompanhamento.

E se você quiser se aprofundar ainda mais no tópico de e-mails de acompanhamento de vendas – pegue nosso Guia de acompanhamento de vendas.